Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.
- Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
- Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
- Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueen päätöksentekojärjestelmä on SÄHKE2-sertifioitu Tweb-asian- ja asiakirjanhallinta. Tweb-päätöksentekojärjestelmä toimii hyvinvointialueen diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua sekä julkaisemista. Tweb-päätöksentekojärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.
Hyvinvointialueella asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvat tiedot sisältyvät pääosin asianhallintajärjestelmään, mutta myös talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset tietojärjestelmät sisältävät omien määrätehtäviensä asiankäsittelytietoja. Lisäksi sellaiset asiarekisteriin kuuluvat tiedot, jotka on tuotettu ennen asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien käyttöönottoa, ovat arkistoituna hyvinvointialueella yksinomaan paperimuodossa.
Tietoaineistot: Asianhallinnan tiedot
Tietoryhmät: Ohjauksen tiedot, viereilletulon tiedot, valmistelun tiedot, päätöksenteon tiedot, tiedoksiannon tiedot, muutoksenhaun tiedot, toimeenpanon tiedot, seurannan tiedot
Esimerkkejä hakutekijöistä: Asianumero, asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietojärjestelmät: Tweb, ESS-itseasiointijärjestelmä, KuntaHR, Kuntarekry, SAP BPC, Paperiarkisto
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Päijät-Hämeen hyvinvointialueen kirjaamoon (kirjaamo@paijatha.fi) Keskussairaalankatu 7, 15850 Lahti, missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.
